نصائح ذهبية لاجتماعات عمل ناجحة

(في شركة إنتل، تتضمن أجندة الاجتماع معلومات عن أهم الموضوعات التي سيتناولها الاجتماع، ومن سيوجه مراحل النقاش المختلفة، والمدة التي ستستغرقها كل نقطة، وما هي النتائج المتوقعة) هكذا يحكي ميشيل نيلي مارتينز عن تجربته مع اجتماعات العمل في شركة إنتل لتقنيات الحاسب الآلي.

في هذا المقال، سنتحدث عن كيفية التعامل مع أنماط الأشخاص المختلفة التي قد تشارك في اجتماعات العمل، وكيف تتعرف على كل واحد منها، وتستثمر جوانبه الإيجابية، وتتغلب على سلبياته، وتذكر دائمًا أن عليك التعامل في بعض الأحيان مع أشخاص صعبة المراس، وأنهم لا محالة سيكونون أفراد في إحدى اجتماعات العمل، تلك الاجتماعات التي يقول عنها كليد و. برلسون: (لا يهم ماذا يقول الناس عن الاجتماعات، أو ماذا يعتقدون فهي باقية دائمًا وأبدًا).

ومن خلال الجدول التالي، سنقدم لك طائفة من أكثر أنماط أعضاء الاجتماعات انتشارًا وشيوعًا، ونوضح لك كيفية التعامل مع كل نمط منها، وذلك على النحو التالي:

الأنماط	سمات السلوك	كيفية التعامل
المتعالي	التكبر على أعضاء الاجتماع.	- وجه إليه أسئلة صعبة. - اطرح تعليقاته على باقي الأعضاء لمناقشتها.
المعترض	يعترض على كل فكرة وينتقدها دون تقديم حلول.	- حافظ على هدوء أعصابك ولا تدخل معه في نقاشات وجدال جانبي. - اطلب منه أن يقدم حلولًا.
الثرثار	يتكلم في موضوعات خارج موضوع المناقشة.	- قاطعه شاكرًا ما قدمه من آراء. - اطرح النقاط المطلوب مناقشتها وركز على أهداف الاجتماع، ثم تابع الموضوع.
المتعصب	يرفض تمامًا تقبل الأفكار الأخرى المطروحة.	- اطرح أفكاره على باقي الأعضاء لمناقشتها. - ذكره بضيق وقت الاجتماع، وباستعدادك لمناقشة أفكاره بعد الاجتماع.
الصامت	لا يشارك في المناقشة.	- أثنِ عليه وشجعه على الاشتراك في المناقشة. - قم بتوجيه الأسئلة السلهة إليه.
غير الفصيح	يطرح آراء جيدة ولكنه لا يجيد صياغتها والإفصاح عنها.	- لا تقل له: ماذا تعني بما قلته؟ ولكن أعد ما قاله بلغتك، شاكرًا إياه على ما قدم من الآراء.
الهامس	يهمس مع الآخرين في موضوع جانبي.	- لا تحرجه، ولكن ادعه باسمه واسأله سؤالًا سهلًا. - أعد النقطة الأخيرة من الحديث، واسأله عن ملاحظته حولها.
المخطئ	يقدم ملاحظته بغير عناية.	- علِّق على ملاحظته بالقول: هذه وجهة نظر في الموضوع، ولكن كيف يمكن التوفيق بينها وبين وجهة النظر الأخرى؟
المشاغب	يعمل على عرقلة سير الاجتماع.	- احتفظ بهدوئك. - وضح أهمية الاجتماع والغرض الأساسي من انعقاده.
المبادر	يقترح أفكار جديدة أو طرقًا مغايرة لمعالجة المشكلات المطروحة في الاجتماع.	- اشكره وشجعه على مقترحاته. - اطرح أفكاره على الآخرين للنقاش.
الملخص	يقوم بتلخيص أفكار الأعضاء ومقترحاتهم وتعليقاتهم.	- اترك له فرصة للتلخيص بما يتسع له الوقت. - حاول الاستفادة من تلخيصه لخدمة هدف الاجتماع.
الباحث عن المعلومات	يطلب مزيدًا من المعلومات والتوضيحات ذات الصلة بموضوع النقاش.	- افسح له المجال للاستيضاح على أن تكون المعلومات المطلوبة تخدم هدف الاجتماع.
المدون	يقوم بتدوين الاقتراحات والقرارات ومحاور المناقشة.	- لا تمنعه من تسجيل وتدوين الملاحظات، شريطة أن لا تشغله عن متابعة الحوار. - إن رأيت منه انشغالًا بالتدوين عن متابعة الحوار، حاول أن تشركه في الحوار بأن تسأله عن رأيه في فكرة طرحها أحد المجتمعين.
غير المهتم	لا يشارك في المناقشة باعتبارها غير ذات جدوى.	- اسأله عن طبيعة وظيفته، وبين له كيف يمكنه أن يفيد ويستفيد من المناقشة.
المنشط	يحث زملاءه على الإنجاز واتخاذ القرارات.	- اترك له فرصة لحث زملائه ودعوتهم للإنجاز، على أن لا يكون ذلك على حساب جودة الإنجاز ونضج القرارات وصوابها.

وماذا بعد الكلام؟

وإليك جملة من الوصايا والنصائح؛ من أجل إدارة الاجتماعات بشكل صحيح، وهي جملة من عشر وصايا موزعة على ما قبل عقد الاجتماع وأثنائه وبعده:

أولًا ـ قبل الاجتماع:

يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع بنسبة كبيرة على مقدار التخطيط الذي يسبق الاجتماع، وأحد الخطوات التي عليك اتخاذها لضمان نجاح الاجتماع، هي العناية الشديدة بما يلي:

أ‌. تأكد أن الاجتماع ضروري:

فكر في جدوى وأهمية الاجتماع، واسأل نفسك: هل هناك بدائل أخرى تغنيك عن الاجتماعات، كأن تكتفي بإجراء اتصال هاتفي، أو كتابة مذكرة، أو مقابلة الأشخاص المعنيين بشكل فردي؟

ب‌. تحديد الهدف والتعبير عنه مسبقًا:

فإن معرفة المجتمعين بالهدف قبل مدة من انعقاد الاجتماع تساعد الذهن على التركيز؛ مما يؤدي إلى اجتماع مثمر محقق لأهدافه.

ت‌. إعداد جدول الأعمال:

وليس الإعداد فقط، بل وتزويد الأفراد بجدول أعمال الاجتماع قبل عقده بفترة كافية؛ حتى يكونوا على علم بالموضوعات التي ستناقش في الاجتماع، والوقت الزمني المخصص لكل موضوع، ومن المهم أيضًا تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية؛ لتمكين مساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.

ث‌. اختيار أفضل الأوقات:

تفشل بعض الاجتماعات؛ بسبب انعقادها في وقت غير مناسب لأعضاء الفريق، كعقد اجتماع في ساعة متأخرة من الليل، أو في آخر ساعة من ساعات العمل، بعد يوم طويل وشاق، أو أثناء انشغال الفريق بأعمال إنتاجية أخرى، ووجود أهداف أخرى عليهم إنجازها في وقت محدد.

ثانيًا ـ أثناء الاجتماع:

من أهم أغراض إقامة اجتماعات العمل تحقيق الأهداف بشكل سريع وفعال، واتخاذ قرارات هامة في أقصر وقت ممكن، بدون أن يشعر أي من المجتمعين أنه قد فُرِض عليه رأيٌ بغير اقتناع، أو أن الفرصة لم تتح له لإبداء رأيه، وفي نفس الوقت تهدف أيضًا إلى أن يترك المجتمعون الاجتماع؛ وهم يشعرون بأن شيئًا ذا قيمة قد أُنجِز، وأن الجميع مقتنع تمامًا بما تم التوصل إليه خلال الاجتماع، ولكي تفعل ذلك هناك عدة أمور يجب الانتباه إليها:

أ‌. الإدارة الفعالة للوقت:

كقاعدة إدارية استخدام ربع الساعة الأولى من الاجتماع بنفس الفاعلية التي تستخدم بها ربع الساعة الأخيرة، ابدأ الاجتماع في موعده المحدد بالضبط، والتزم بالجدول الزمني الموضوع لإتمامه، واحرص على توجيه تركيزك على الغرض منه، فإذا نَفِذ الوقت احرص أن تكون قد أنجزت معظم الموضوعات الهامة.

ب‌. واظب على موضوع الاجتماع:

فمن أكثر الشكاوى انتشارًا بخصوص الاجتماعات أنها تنحرف عن موضوعها، لذا؛ ركِّز الاهتمام على موضوع معين حتى يتم الفصل فيه، أو قرر تنحيته جانبًا، اعتمد على جدول الأعمال المعد مسبقًا؛ لمنع المحادثات المستطردة التي ليس لها علاقة بالموضوع.

ت‌. كن مثالًا للسلوك المساعد أو المؤيد:

لا تستهزئ برأي أحد المجتمعين، أو تحط من قدره عند مشاركته في الاجتماع؛ فقد يؤدي نقدك اللاذع لأي فكرة ووصفها بأنها فكرة غير مجدية أو خاطئة إلى إحباط المناقشة، حتى إذا كان رأي المتحدث تنقصه الفطنة، وفيه كثير من السذاجة؛ اشكره على مشاركته في المناقشة، وشجِّعه على المشاركة أكثر وأكثر.

ث‌. لخص ما حققه الاجتماع من نتائج:

اختم كل اجتماع بتقديم ملخص لما توصل إليه هذا الاجتماع من نتائج.

ثالثًا ـ بعد الاجتماع:

وأما بعد الانتهاء من الاجتماع، فلابد من جملة أمور من أهمها ما يلي:

أ‌. تقييم الاجتماع:

ينبغي أن تقيم كل الاجتماعات بعد انتهائها؛ بغرض تحسين إدارتها في المستقبل.

ب‌. متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع:

وهي من الأمور العملية المهمة أيضًا بعد الاجتماع؛ وذلك لضمان تنفيذ القرارات في وقتها المحدّد، وبالكفاءة المطلوبة.

ت‌. قم بإعطاء تغذية عكسية "Feedback" للمشاركين في الاجتماع:

ونعني أن يتم إعلام كل من شارك في الاجتماع بأي تقدم تم إحرازه وكل إنجاز متعلق بتلك القرارات التي تمخض عنها الاجتماع، ويفضل إرسال تقارير عن تلك النتائج والإنجازات، وتكريم من قام بها، وشكر كل من ساهم في صياغتها أثناء الاجتماعات.

وختامًا:

تذكر ـ عزيزي القارئ ـ نصيحة موري ستتنر حين قال: (اعقد اجتماعات سريعة، وزع أجندة واضحة، وانظر إلى الساعة، وقاطع المثرثرين؛ لكي يبقى الجميع على الطريق الصحيح الذي تم تخطيطه للاجتماع).

أهم المراجع:

1. إدارة الاجتماعات، نادر أبو شيخة.

2. مهارات المدير الجديد، موري ستتنر.

3. فن إدارة الاجتماعات، د.علي الحمادي.

4. دليل المدير الجديد، موري ستتنر.

5. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.

6. إدارة الوقت، نادر أبو شيخة.